Auf diese Weise soll das Arbeitsverhältnis erhalten und möglichst dauerhaft fortgesetzt werden, indem einer Gefährdung des Arbeitsverhältnisses frühzeitig begegnet wird. Dabei geht es nicht um den Erhalt des konkreten Arbeitsplatzes an sich, sodass gegebenenfalls auch eine anderweitige Beschäftigung im Betrieb vereinbart werden kann.

Notwendiger Ausgangspunkt ist stets die Feststellung der mindestens sechswöchigen Arbeitsunfähigkeit durch den Arbeitgeber. Diese muss nicht ununterbrochen vorliegen, sondern kann aufgrund von mehrerer (unterschiedlicher) Kurzerkrankungen bestehen.

Der Arbeitgeber kommt seiner Initiativpflicht aus § 167 Abs. 2 S. 1 SGB IX in einem ersten Schritt nach, indem er der betroffenen Person mit einem Einladungsschreiben die Durchführung des BEM anbietet. Die betroffene Person muss durch das Einladungsschreiben in die Lage versetzt werden, selbstbestimmt und freiwillig zu entscheiden, ob sie der Durchführung zustimmt. Dazu muss das Schreiben auf die Freiwilligkeit und jederzeitige Widerruflichkeit des Verfahrens hinweisen, die Ziele des BEM und die möglichen zu beteiligenden Stellen benennen sowie Art und Umfang der hierfür erhobenen und verwendeten Daten angeben. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben; aus Beweisgründen ist jedoch zu empfehlen, das Einladungsschreiben mindestens in Textform zu verfassen.

Zudem muss ausdrücklich auf die Möglichkeit hingewiesen werden, eine Vertrauensperson eigener Wahl hinzuziehen.

Für die betroffene Person muss zum Ausdruck gebracht werden, dass es um die Grundlage der Weiterbeschäftigung geht und dazu ein ergebnisoffenes Verfahren durchgeführt werden soll.

Kern des BEM-Verfahrens ist die Durchführung von BEM-Gesprächen. Sie basieren auf einer qualifizierten Analyse der konkreten Situation der arbeitnehmenden Person. Im Rahmen der Gespräche sollen geeignete Maßnahmen identifiziert werden, um eine Wiederaufnahme des Arbeitsverhältnisses zu ermöglichen und das Arbeitsverhältnis dauerhaft zu erhalten.

Nach Abschluss der Gespräche sind die als geeignet erachteten Maßnahmen umzusetzen. Die Durchführung muss den Beteiligten zumutbar sein.

Das BEM-Verfahren ist beendet, wenn sich der Arbeitgeber und die betroffene Person einig sind, dass der Suchprozess abgeschlossen ist oder nicht weiter durchgeführt werden soll. Widerruft die betroffene Person ihre Zustimmung zum BEM-Verfahren, kommt es zu einer einseitigen Beendigung des BEM. Im Gegensatz dazu kann der Arbeitgeber das BEM-Verfahren nicht einseitig beenden.

Können im Rahmen des BEM keine geeigneten Maßnahmen zur Überwindung bzw. Vermeidung der Arbeitsunfähigkeit gefunden werden (= BEM mit negativem Ergebnis), kann sich der Arbeitgeber im Kündigungsschutzverfahren auf dieses Ergebnis berufen. Die Behauptung, dass keine anderen Beschäftigungsmöglichkeiten bestünden, genügt. Der Arbeitnehmende muss insoweit darlegen, dass eine weitere Beschäftigung möglich wäre. Dabei kann nur auf solche Möglichkeiten verwiesen werden, die sich erst nach Abschluss des BEM ergeben haben.

Konnten geeignete Maßnahmen gefunden werden (= BEM mit positivem Ergebnis), stellt die Umsetzung dieser Maßnahmen ein milderes Mittel gegenüber einer Kündigung dar. Unterlässt der Arbeitgeber die Umsetzung, muss er darlegen, warum die Maßnahme undurchführbar oder die Arbeitsunfähigkeit unüberwindbar war.

Wurde ein BEM schließlich gar nicht oder nicht ordnungsgemäß durchgeführt, muss der Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess darlegen, warum eine Anpassung des Arbeitsplatzes oder eine alternative Beschäftigung ausscheidet. Zudem trifft ihn die Darlegungs- und Beweislast für die objektive Nutzlosigkeit des BEM im konkreten Fall.

Vor dem Hintergrund der fehlenden gesetzlichen Detailvorgaben können sich für Arbeitgeber Herausforderungen im Hinblick auf die Ausgestaltung des Verfahrens ergeben. Hier empfiehlt es sich, einen strukturierten Ablaufplan mit klaren Zuständigkeiten erarbeiten. Besteht eine Interessenvertretung, bietet es sich möglicherweise an, den Verfahrensrahmen für das BEM in einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung zu regeln. Sind die Rahmenbedingungen geschaffen, bietet das BEM-Verfahren Raum für individuelle Anpassungen an die jeweiligen Bedürfnisse der betroffenen Personen und somit die Chance auf einen erfolgreichen Wiedereinstieg in den Arbeitsalltag.