Das Gros der Fälle dreht sich um kleinere Verstöße oder Ordnungswidrigkeiten, die es zwar nicht in die Presseberichterstattung schaffen, für die betroffenen Unternehmen jedoch von großer Bedeutung sind. Daher sind Unternehmen, anders als die Staatsanwaltschaft, gesetzlich auch nicht verpflichtet, im Falle eines Anfangsverdachts hinsichtlich eines möglichen Rechtsverstoßes Ermittlungen aufzunehmen.

Dennoch besteht eine solche Verpflichtung jedenfalls mittelbar aus der Geltung u. a. dienst- und gesellschaftsrechtlicher Vorschriften. Unternehmen haben sowohl gegenüber ihren Beschäftigten als auch bestimmten Dritten (bspw. Geschäftspartnern oder Anteilseignern) die Pflicht zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung. Im Falle eines Rechtsverstoßes bedeutet dies, die erforderlichen Maßnahmen einzuleiten, um drohende Schäden abzuwenden und bereits entstandene bspw. durch die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen zu kompensieren. Tun sie dies nicht, machen sie sich ggf. sogar selbst schadensersatzpflichtig. Schließlich kann aufgrund der Fürsorgepflicht gegenüber der beschuldigten Person die Einleitung einer internen Untersuchung gegenüber der Erstattung einer Strafanzeige vorrangig sein, weil die mit der Eröffnung eines staatsanwaltschaftlichen Ermittlungsverfahrens verbundenen Belastungen regelmäßig deutlich schwerer wiegen. Im Ergebnis sind Unternehmen somit streng genommen nicht völlig frei in der Entscheidung, ob interne Ermittlungen eingeleitet werden oder man die Sache „auf sich beruhen lässt.“

So wie es keine unmittelbare Pflicht zur Einleitung einer internen Untersuchung gibt, existieren (bislang) auch keine gesetzlichen Vorschriften zur Ausgestaltung des dann einzuhaltenden Verfahrens.

Gleichwohl bewegen sich Unternehmen bei der Durchführung interner Untersuchungen nicht im rechtsfreien Raum. Bestimmte Verfahrensregeln und Grundsätze sind zwingend einzuhalten – andernfalls drohen Regressansprüche sowie das Risiko von Beweisverwertungsverboten, die den Erfolg der Ermittlungen insgesamt gefährden.

Im Zuge von Internal Investigations kommen die Interessen ganz unterschiedlicher Beteiligter zum Tragen: Zum einen die der mutmaßlich geschädigten Person bzw. Personen. Daneben hat insbesondere das Unternehmen ein hohes Interesse daran, den wahren Sachverhalt aufzuklären, um die richtigen Maßnahmen ergreifen zu können. Auf der anderen Seite stehen die Rechte der beschuldigten Person (vor allem Persönlichkeitsrechte und Datenschutz), die – ähnlich wie im Strafverfahren – nicht per se hinter dem Interesse an der Wahrheitsfindung zurückstehen. Schließlich kommen Beteiligungsrechte etwaig gebildeter Beschäftigtenvertretungen in Betracht. Diese bilden, gemeinsam mit den zwingenden Vorschriften insbesondere der Strafprozessordnung (StPO), zugleich die äußeren Grenzen für die Internal Investigations. Insoweit bewegen sich die Personen, welche die Ermittlungen durchführen, bei der Aufklärung des Sachverhalts auf einem schmalen Grat.

Insbesondere kleinere Unternehmen, die weder über ausreichende personelle Kapazitäten noch das erforderliche Knowhow verfügen, um die teils komplexen, nicht selten auch hochbrisanten Sachverhalte zu bearbeiten, greifen zur Durchführung der Aufklärungsarbeiten häufig auf externe Stelle wie etwa Anwaltskanzleien zurück.

Bei der Frage, wie auf einen Rechtsverstoß reagiert werden kann, ist es oftmals entscheidend, welche Personen seit wann Kenntnis von bestimmten Tatsachen haben. So ist eine außerordentliche Kündigung beispielsweise nur innerhalb von zwei Wochen ab dem Zeitpunkt, zu dem eine kündigungsberechtigte Person Kenntnis von dem potentiellen Kündigungssachverhalt erlangt hat, möglich. Der Lauf der Frist kann durch die Aufnahme von Ermittlungen gehemmt werden. Dies setzt jedoch voraus, dass die Ermittlungen zügig und mit der gebotenen Eile geführt werden. Durch die Beauftragung externer Dritter wird daher zum einen das Risiko minimiert, dass kündigungsberechtigte Personen Kenntnis erlangen und damit die Frist beginnt. Zum anderen wird verhindert, dass der Sachverhalt im Alltagsgeschäft liegen bleibt und so die Zwei-Wochen-Frist zum Ausspruch der – später nicht mehr möglichen – außerordentlichen Kündigung „gerissen“ wird. Außerdem werden externe Anlaufstellen von den Beschäftigten eher als neutral angesehen im Vergleich zu einer von der Geschäftsleitung installierten internen Beschwerdestelle.

Verweigern sie pflichtwidrig die Mitwirkung, kann der Arbeitgeber darauf mit einer Abmahnung und im Einzelfall sogar mit einer Kündigung reagieren. Personen, die als Vorgesetzte mit der Kontrolle der ihnen unterstellten Mitarbeitenden beauftragt wurden, haben darüber hinaus die Verpflichtung, beobachtete Missstände und mögliche Rechtsverstöße der Geschäftsleitung anzuzeigen. Die Auskunftspflicht gilt nicht nur für potentielle Zeug*innen. Auch die beschuldigte Person selbst muss wahrheitsgemäße Angaben machen. Anders als im Strafrecht findet der nemo-tenetur-Grundsatz im Arbeitsverhältnis keine Anwendung. Die beschuldigte Person muss sich folglich im Zweifelsfall sogar selbst belasten. Daher ist der Arbeitgeber in der Regel auch nicht verpflichtet, die beschuldigte Person vorab über mögliche Folgen ihrer Aussage zu belehren. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der offenzulegende Sachverhalt nur arbeitsrechtlich, nicht aber auch strafrechtlich relevant ist.

Dagegen ist es nicht erforderlich, die betroffene Person vorab über den Inhalt des anstehenden Gesprächs zu informieren. Es empfiehlt sich jedoch, den Anlass für die Befragung wenigstens kurz in der Einladung zu skizzieren, damit der betroffenen Person ermöglicht wird, sich wenigstens in groben Zügen auf den Termin vorzubereiten. Ebenso wenig muss der Arbeitgeber dem Wunsch der betroffenen Personen auf Hinzuziehung eines Mitglieds der zuständigen Beschäftigtenvertretung oder sogar einer anwaltlichen Begleitperson nachkommen. Der Betriebsrat beispielsweise kann lediglich verlangen, darüber informiert zu werden, dass überhaupt ein Gespräch stattfindet. Rechtsbeistand ist aus Gründen der Waffengleichheit allenfalls dann zuzulassen, wenn auch die Unternehmensseite für das Gespräch anwaltliche Unterstützung hinzuzieht.

Im Rahmen des Gesprächs mit der beschuldigten Person ist der Sachverhalt so konkret wie möglich zu schildern, damit die beschuldigte Person in die Lage versetzt wird, sich substantiell einzulassen und die Vorwürfe qualifiziert zu bestreiten. Dies setzt in der Regel auch die Nennung von Ort, Zeit und beteiligter Personen voraus. Hat das Unternehmen den meldenden Personen auf deren Verlangen hin Anonymität zugesichert und sieht es sich an diese Zusage gebunden, kann dies im Ergebnis dazu führen, dass eine objektiv zu Recht ausgesprochene Kündigung einer gerichtlichen Überprüfung nicht standhält, weil das darlegungs- und beweisbelastete Unternehmen die erforderlichen Nachweise aufgrund der Vertraulichkeitszusage nicht erbringen kann. Es sollte daher vorab sorgfältig abgewogen werden, ob die Vorwürfe auch auf anderem Wege belegt werden können oder sie so schwer wiegen, dass der Ausspruch einer Kündigung gleichsam alternativlos ist, da das Absehen von Maßnahmen ein fatales Signal an die übrige Belegschaft senden kann.

Bei entsprechendem Anfangsverdacht sind Unternehmen unter Einhaltung der sonstigen Anforderungen befugt, Taschenkontrollen durchzuführen sowie Spinde, E-Mail-Postfächer und von ihnen zur Verfügung gestellte Arbeitsmittel wie Computer und die darauf befindlichen Dateien zu durchsuchen. Soweit den Beschäftigten diese zur freien Verfügung überlassen worden sind und sie daher nicht ohne weiteres mit einer Kontrolle durch den Arbeitgeber rechnen müssen, dürfen derartige Durchsuchungen nur in Anwesenheit oder Zustimmung der betroffenen Person erfolgen. Andernfalls drohen Beweisverwertungsverbote.

Ebenfalls zulässig ist es dem Grunde nach, den Arbeitsplatz der beschuldigten Person zu kontrollieren und nach Hinweisen abzusuchen. Besondere Herausforderungen ergeben sich aufgrund des Grundrechts auf die Unverletzlichkeit der Wohnung, wenn die beschuldigte Person (auch) aus dem Homeoffice heraus tätig wird. Bei der Verwertung von Videoaufnahmen stellen sich neben der nach der Rechtfertigung des damit verbundenen Eingriffs in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, insbesondere datenschutzrechtliche Fragen. Besteht der begründete Verdacht einer Straftat, führt ein Verstoß gegen die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung DS-GVO bzw. des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der Regel für sich genommen nicht zu einem Beweisverwertungsverbot, kann aber Schadensersatzansprüche der betroffenen Person auslösen. Anders kann dies sein, wenn die Aufnahmen heimlich gemacht worden sind. Dies gilt auch im Fall des versteckten Einsatzes anderer Überwachungsinstrumente, wie etwa Keylogging.

Bei der Art und Weise der Durchführung sind die Unternehmen zwar nicht vollkommen autark und haben bestimmte Verfahrensgrundsätze einzuhalten. Indes finden die strengen Maßstäbe der StPO im Arbeitsverhältnis keine unmittelbare Anwendung, so dass die Unternehmen bei der Ermittlung sowie der anschließenden Durchsetzung der Ansprüche insgesamt freier sind. Dadurch werden sie in die Lage versetzt, die festgestellten Missstände deutlich schneller zu beseitigen und weiteren Schaden abzuwenden. Sachkundige Dritte wie Anwaltskanzleien können dabei eine hilfreiche Unterstützung sein.