Workation: Das Büro mit Meerblick?
Die Workation verknüpft mobiles Arbeiten mit Aspekten des Urlaubs. Obschon auch das Inland den ein oder anderen Meerblick bietet, an dem eine Workation stattfinden kann, zielen Anfragen meist auf den ausländischen Sandstrand. Indes liegen auch hier die meisten Fallstricke: Ist das Homeoffice unter Palmen auf eine gewisse Dauer angelegt, gilt es, bestimmten Aspekten des Arbeits-, Sozialversicherungs- und auch des Steuerrechts eine erhöhte Aufmerksamkeit zukommen zu lassen – und zwar am besten vor Beginn der Auslandsreise.
Aus den Augen, aus dem Sinn?
Möchte man in ein fremdes Land und dessen Kultur abtauchen, ist es ratsam, sich den dortigen Gepflogenheiten anpassen. Grundsätzlich gilt auch im Arbeitsrecht, dass das Recht des jeweiligen Beschäftigungsorts auf das Arbeitsverhältnis Anwendung findet. Bei lediglich vorübergehenden Tätigkeiten aus dem Ausland bleibt Deutschland der gewöhnliche Tätigkeitsort und damit deutsches Recht anwendbar. Gleichwohl empfiehlt es sich, in einer Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag, in der die während der Workation maßgeblichen Vertragsbedingungen geregelt werden, ausdrücklich die Geltung deutschen Rechts zu vereinbaren (sog. Arbeitsvertragsstatut).
Auch das Arbeitsvertragsstatut hat jedoch seine Grenzen: Gibt es im Recht des jeweiligen ausländischen Staats zwingende Vorgaben, die eine im Vergleich zum deutschen Recht günstigere Regelung für die Beschäftigten treffen, kann deren Anwendung auf das Arbeitsverhältnis nicht wirksam ausgeschlossen werden. Zu denken ist in diesem Zusammenhang vor allem an öffentlich-rechtliche Vorschriften zum Mindestlohn, zur Höchstarbeitszeit oder zum Arbeitsschutz.
Folgende weitere Aspekte sollten durch die zu schließende Zusatzvereinbarung geregelt werden:
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Die (befristete) Dauer und der Ort der Tätigkeit im Ausland;
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Lage und Verteilung der Arbeitszeit;
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Vereinbarung eines Rückholrechts des Unternehmens und dessen Voraussetzungen;
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Kostentragungspflicht der Beschäftigten hinsichtlich der im Zusammenhang mit der Reise entstehenden Kosten (z. B. Reisekosten, Unterkunft, Auslandskrankenversicherung, ggf. erforderliche Impfungen, behördliche Bescheinigungen, vorzeitige Rückkehr)
Bei Auslandsaufenthalten, deren Länge vier aufeinanderfolgende Wochen übersteigt, kann der Abschluss einer solchen Vereinbarung den Arbeitgeber auch von einem sonst obligatorischen Nachweisschreiben befreien. Näheres zu Anforderungen des Nachweisgesetzes in unserem Blog.
Soweit im Unternehmen ein Betriebsrat gebildet ist, sind dessen Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte zu berücksichtigen. Während eine von der beschäftigten Person erbetene Verlagerung des Tätigkeitsorts ins Ausland in der Regel keine mitbestimmungspflichtige Versetzung darstellt, sind bei einer flächendeckenden Einführung mobiler Arbeit im Ausland jedoch weitergehende Mitbestimmungsrechte zu beachten. Dies gilt etwa bei der Verpflichtung der Arbeitszeiterfassung mittels einer bestimmten Software sowie hinsichtlich der Ausgestaltung und Durchführung mobiler Arbeit.
Unfall im ausländischen Homeoffice: Zahlt die deutsche Krankenversicherung?
Daneben können längerfristige Auslandsaufenthalte Auswirkungen in sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Hinsicht haben, denn auch diesbezüglich wird auf den Beschäftigungsort abgestellt. Bei einer regelmäßigen Auslandstätigkeit innerhalb der EU bleibt dieser trotz Ortswechsels in Deutschland, sofern der/die Mitarbeitende seinen Wohnsitz weiterhin in Deutschland hält und
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dort mindestens 25 % der Tätigkeit erbringt oder
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weniger als 25 % der Tätigkeit in Deutschland erbringt, der Sitz des Anstellungsunternehmens jedoch in Deutschland ist.
Bisher war unklar, welche Regelungen auf unregelmäßige Auslandstätigkeiten wie eine einmalige Workation anzuwenden sind. Zum 1. Juli 2023 haben sich die EFTA-Staaten auf eine Ausnahmeregelung verständigt. Danach kann für eine Workation, die als Unterfall der Entsendung eingeordnet wird, auf Antrag die Geltung des Sozialversicherungsrechts des „Entsendestaats“ festgestellt werden.
Bei Auslandsaufenthalten außerhalb der EU richtet sich das anwendbare Sozialversicherungsrecht nach dem mit dem jeweiligen Staat abgeschlossenen Sozialversicherungsabkommen.
Bei kürzeren Auslandstätigkeiten bleibt die inländische Steuerpflicht in der Regel bestehen
Der besonders relevante Aspekt des Lohnsteuerrechts richtet sich schließlich nach der bekannten 183-Tage Regel: Mitarbeitende bei in Deutschland ansässigen Unternehmen, deren Arbeitsumfang in einem anderen Staat 183 Tage nicht überschreitet, bleiben weiter in Deutschland steuerpflichtig. Weitere Aspekte wie u. a. die Frage, wann die Gründung einer möglicherweise steuerpflichtigen Betriebsstätte im Ausland angenommen wird, sind in den zwischen den beteiligten Staaten geschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen geregelt.
