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Gruppenkalender in Microsoft Outlook – Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats beachten

Kaum ein Arbeitsplatz kommt heutzutage noch ohne umfangreiche EDV-Anlagen einschließlich entsprechender Software aus. Besonders beliebt und äußerst praktisch sind hierbei elektronische Gruppenkalender. Diese bringen viele Erleichterungen und Vorteile für beide Seiten –Arbeitgeber und Arbeitnehmer: die Terminkoordinierung wird vereinfacht und Arbeitsabläufe werden optimiert. Insoweit stellt sich aber die Frage, ob dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zusteht. Stellt ein elektronischer Gruppenkalender eine technische Einrichtung dar, die dazu bestimmt ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen? Das LAG Nürnberg (Urt. v. 21.2.2017 – 7 Sa 441/16) sagt ja. 

I. Die Entscheidung des LAG Nürnberg​

In dem vom Gericht zu entscheidenden Fall wurde ein Arbeitnehmer abgemahnt, weil er sich weigerte, der Anweisung seines Arbeitgebers nachzukommen, künftig für dienstliche Termine den neu eingerichteten Gruppenkalender in Microsoft Outlook zu verwenden. Der Arbeitnehmer wandte sich gegen die Abmahnung und verlangte klageweise die Entfernung aus der Personalakte, da der Arbeitgeber bei der Einführung des Gruppenkalenders den Betriebsrat nicht beteiligt hatte.

Das LAG Nürnberg gab dem Arbeitnehmer, wie auch schon die Vorinstanz, Recht und bejahte ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Mangels notwendiger Beteiligung des Betriebsrats war die Weisung des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer, den Gruppenkalender für dienstliche Termine zu nutzen, unwirksam. Dabei half dem beklagten Arbeitgeber auch eine bestehende Betriebsvereinbarung zum Umgang mit Informations- und Kommunikationsanlagen nicht weiter. Denn diese Vereinbarung war bereits zwei Jahre vor der Einrichtung der elektronischen Gruppenkalender abgeschlossen worden.

Hierin waren zwar umfangreiche Regelungen für die Nutzung von Informations- und Kommunikationsanlagen festgelegt – allerdings keine Regelungen für die Einführung neuer Software. Ausgehend hiervon wurde die Abmahnung für rechtswidrig erachtet und musste aus der Personalakte entfernt werden. 

II. Elektronischer Gruppenkalender als technische Überwachungseinrichtung?

Auf den ersten Blick mag es überraschen, dass ein Standardprogramm für E-Mails und Kalender wie Microsoft Outlook als technische Überwachungseinrichtung angesehen wird. Entscheidend ist aber nicht, wofür das Programm standardmäßig eingesetzt wird. Zur Überwachung „bestimmt" sind technische Einrichtungen vielmehr schon dann, wenn sie „lediglich" objektiv geeignet sind, Verhaltens- oder Leistungsinformationen der Arbeitnehmer zu erheben und aufzuzeichnen. Auf die subjektive Überwachungsabsicht des Arbeitgebers kommt es nicht an (vgl. zuletzt auch BAG, Beschluss v. 13.12.2016 – 1 ABR 7/15).

Das war vorliegend ausschlaggebend: Der eingeführte Gruppenkalender speichert die eingetragenen dienstlichen Termine. Einsehbar ist der Kalender nicht nur von Kollegen, sondern auch von Vorgesetzten. Von jedem Arbeitnehmer kann so über eine längere Zeit genau dokumentiert werden, wie er seine Termine koordiniert und in welcher Häufigkeit Termine vereinbart werden, ohne dass der Arbeitnehmer hiervon Kenntnis erhält. Dem Arbeitgeber wird insoweit ermöglicht, mithilfe des Gruppenkalenders das Verhalten und die Leistung des Arbeitnehmers auszuwerten und zu überwachen. Die fehlende Beteiligung des Betriebsrats führt zur Unwirksamkeit der darauf beruhenden Maßnahme, vorliegend also der Abmahnung. Denn nach der Theorie der Wirksamkeitsvoraussetzung führt die Verletzung von Mitbestimmungsrechten des Betriebsrats im Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jedenfalls zur Unwirksamkeit von Maßnahmen oder Rechtsgeschäften, die den Arbeitnehmer belasten (vgl. auch BAG, Urteil v. 23.2.2016 ‒ 1 AZR 73/14).

III. Was folgt für die Praxis?

Die Entscheidung des LAG Nürnberg liegt auf einer Linie mit der ständigen Rechtsprechung des BAG. Wenngleich sie damit im Ergebnis nicht überraschend ist, ist sie doch für die betriebliche Praxis sehr bedeutsam. Denn zum einen zeigt sie (einmal mehr), dass schlussendlich jede Einführung neuer Software im Zweifel mitbestimmungspflichtig im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ist. Selbst die Einführung und Nutzung auf den ersten Blick „unverdächtiger" Software wie Microsoft Office einschließlich Word, Excel und Outlook, ist insoweit – schon aufgrund der Logdateien, auf die das LAG Nürnberg gar nicht erst eingegangen ist – regelmäßig geeignet und damit im Sinne der vorgenannten Vorschrift bestimmt, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Dies ist völlig losgelöst davon zu betrachten, ob der Arbeitgeber überhaupt in irgendeiner Weise eine Überwachungsabsicht hat.

Zum anderen wird nochmals deutlich, dass das Mitbestimmungsrecht bei Einführung bzw. Einrichtung neuer Software in der Regel nicht durch etwaig bestehende Betriebsvereinbarungen gewahrt ist. Insbesondere genügt nicht, wenn bei der Einführung von EDV-Anlagen die Mitbestimmungsrechte gewahrt wurden. Denn solche Betriebsvereinbarungen setzen – so auch das LAG Nürnberg in seiner Entscheidung vom 21.2.2017 (7 Sa 441/16) – denknotwendig voraus, dass solche Anlagen einschließlich zugehöriger Software bereits vorhanden sind. Die Einführung neuer Software löst mithin erneut Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats aus, die zu beachten sind. Eine generelle „Blankozustimmung" zur Einführung neuer Software, wie sie bisweilen in IT-Rahmenvereinbarungen zu finden ist, stellt demgegenüber einen unzulässigen Verzicht auf das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats dar. Insoweit wird man sich zumindest über das „ob" der Einführung verständigen müssen, auch wenn die Software sodann lediglich als Anlage zu einer bestehenden Betriebsvereinbarung hinzugefügt wird. Werden diese Grundsätze nicht beachtet, sind darauf basierende Maßnahmen des Arbeitgebers zulasten des Arbeitnehmers unwirksam.

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