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Einwurf-Einschreiben: Anscheinsbeweis zurück und alles wieder auf Los?
Das Bundesarbeitsgericht hat in einer viel beachteten Entscheidung den Anscheinsbeweis für das elektronische Zustellverfahren der Deutschen Post abgelehnt. Bei Unternehmen hat dies für viel Frust gesorgt, weil damit ein ohnehin angreifbares Zustellverfahren endgültig unbrauchbar wurde.
Doch die Deutsche Post hat sehr zügig nachgebessert und könnte das entscheidende Problem bereits durch eine Änderung ihres Zustellverfahrens gelöst haben. Versenden Unternehmen wichtige Schreiben per Post, sollten sie den Zugang sauber dokumentieren. Sie müssen darlegen können, dass diese ihre Beschäftigten tatsächlich erreicht haben. Vielfach wird aus Kostengründen auf das Einwurf-Einschreiben zurückgegriffen. Das war für Arbeitgeber spätestens nach der Entscheidung des LAG Hamburg ein echtes Risiko, welches schließlich durch das Bundesarbeitsgericht bestätigt wurde. Kritisiert wird dabei das von der Deutschen Post in den letzten Jahren etablierte Zustellverfahren („Scan-Verfahren“), welches keinen ausreichenden Nachweis über die tatsächliche Zustellung liefern soll. Das Einwurf-Einschreiben wurde danach für tot erklärt, aber stimmt das nach den vorgenommenen Änderungen der Deutschen Post tatsächlich?
I.
Wann eine Erklärung als zugegangen gilt
Der Zugang einer schriftlichen Erklärung ist im Arbeitsrecht von zentraler Bedeutung. Dies gilt insbesondere für Kündigungen, Abmahnungen oder Einladungen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement.
Eine solche Erklärung geht zu, wenn sie dergestalt in den Machtbereich der empfangenden Person gelangt, dass unter gewöhnlichen Umständen mit ihrer Kenntnisnahme zu rechnen ist. Bei einem per Post versandten Schreiben geschieht dies regelmäßig mit dem Einwurf in den Briefkasten.
Wird der Zugang bestritten, müssen Unternehmen diesen beweisen. Damit rückt die Frage in den Mittelpunkt, wie sich der Zugang zuverlässig nachweisen lässt.
II.
Einwurf-Einschreiben als Zustellnachweis?
In der Vergangenheit stellte das Einwurf-Einschreiben eine erhebliche Beweiserleichterung für Unternehmen dar, auch wenn der Zugang damit nicht in jedem Fall rechtssicher nachgewiesen werden konnte. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (Urteil vom 27. September 2016 – II ZR 299/15) konnte hieraus aber grundsätzlich ein Anscheinsbeweis für den Zugang einer Briefsendung abgeleitet werden. Vereinfacht gesagt: War die Zustellung mittels Einwurf-Einschreiben ordnungsgemäß dokumentiert, durfte davon ausgegangen werden, dass das Schreiben auch tatsächlich im Briefkasten gelandet war.
Technisch entscheidend war das früher von der Deutschen Post praktizierte „Peel-Off-Verfahren“. Hierbei wurde unmittelbar vor der Zustellung das der Sendung zugeordnete Abziehetikett auf den Auslieferungsbeleg übertragen. Erst nachdem die zustellende Person die Sendung in den Briefkasten eingeworfen hatte, bestätigte sie die Zustellung durch ihre Unterschrift und die Angabe des Zustelldatums. Zusammen mit dem Einlieferungsbeleg konnte der Auslieferungsbeleg sodann einen Anscheinsbeweis für den Zugang begründen. Der Einlieferungsbeleg allein genügte hingegen nicht.
III.
Bundesarbeitsgericht nimmt Zustellverfahren unter die Lupe
Mit der Umstellung vom früheren „Peel-Off-Verfahren“ auf das „Scan-Verfahren“ war zu klären, ob das Einwurf-Einschreiben weiterhin einen Anscheinsbeweis für den Zugang einer Briefsendung begründen kann. Über diese Frage entschied nun das Bundesarbeitsgericht in seinem Urteil vom 7. Mai 2026 (Az.: 2 AZR 184/25).
1. Streit um Zugang eines Einladungsschreibens zum betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM)
Der Entscheidung lag eine krankheitsbedingte Kündigung zugrunde. Vor Ausspruch dieser Kündigung hatte die Arbeitgeberin den Arbeitnehmer erneut zu einem betrieblichen Eingliederungsmanagement eingeladen und die Einladung per Einwurf-Einschreiben versandt. Der Arbeitnehmer bestritt den Zugang des Schreibens und trug vor, dass die Kündigung ohne ordnungsgemäß durchgeführtes BEM unverhältnismäßig und damit sozial ungerechtfertigt sei. Zum Nachweis des Zugangs verwies die Arbeitgeberin auf den Auslieferungsbeleg sowie die Sendungsverfolgung.
2. Kein Anscheinsbeweis beim „Scan-Verfahren“
Das Bundesarbeitsgericht entschied, dass das von der Deutschen Post verwendete „Scan-Verfahren“ keinen Anscheinsbeweis für den Zugang einer Briefsendung begründet. Nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts unterscheidet sich dieses Verfahren maßgeblich von der früheren Vorgehensweise.
Beim „Scan-Verfahren“ erfasst die zustellende Person die Sendung zunächst elektronisch über einen Scanner und bestätigt den Vorgang anschließend mit einer Unterschrift auf dem Gerät. Erst danach erfolgt der Einwurf in den Briefkasten. Demnach wird der Scan-Vorgang bereits abgeschlossen, bevor die Sendung tatsächlich in den Briefkasten eingeworfen wird. Der Auslieferungsbeleg dokumentiert lediglich, dass die zustellende Person die korrekte Adresse aufgesucht hat und die Sendung bis zu diesem Zeitpunkt nicht verloren gegangen ist. Er lässt jedoch nicht darauf schließen, dass der anschließende Einwurf tatsächlich erfolgt ist. Ein Anscheinsbeweis für den Zugang kann daraus nach Auffassung des Gerichts nicht abgeleitet werden.
IV.
Deutsche Post reagiert
Die Deutsche Post hat bereits reagiert und ihr Zustellverfahren erneut angepasst. Künftig soll die zustellende Person den Einwurf der Sendung nochmals nach dessen tatsächlicher Durchführung elektronisch bestätigen. Im Gegensatz zum „Scan-Verfahren“ wird der Zustellvorgang nicht schon vor dem Einwurf dokumentiert, sondern erst nach dessen Abschluss.
Damit wird die vom Bundesarbeitsgericht aufgezeigte Schwachstelle des bisherigen Verfahrens beseitigt: Die elektronische Bestätigung erfasst nun nicht mehr lediglich einen bevorstehenden, sondern vielmehr einen bereits erfolgten Zustellvorgang. Das Verfahren nähert sich wieder dem früheren „Peel-Off-Verfahren“ an, bei dem die Bestätigung durch Unterschrift ebenfalls erst nach dem Einwurf erfolgte, sodass das tragende Argument des Bundesarbeitsgerichts gegen einen Anscheinsbeweis künftig entfallen dürfte.
Ob diese Anpassung ausreicht, um einen Anscheinsbeweis für den Zugang eines Einwurf-Einschreibens zu begründen, bleibt abzuwarten. Eine abschließende Bewertung durch die Arbeitsgerichte steht noch aus, die sich in kürzester Zeit ggf. wieder umstellen müssen.
Wichtig: Unabhängig von der jüngsten Rechtsprechung nicht zu empfehlen ist die Zustellung via Übergabe-Einschreiben. Anders als beim Einwurf-Einschreiben wird die Sendung hierbei nur gegen Unterschrift an die adressierte oder eine andere empfangsberechtigte Person ausgehändigt. Wird niemand angetroffen, hinterlässt die zustellende Person eine Abholbenachrichtigung. Der Zugang des Benachrichtigungsscheins ersetzt jedoch nicht den Zugang des Schreibens selbst. Erst wenn die Sendung tatsächlich entgegengenommen wird, gilt diese als zugegangen. Für Unternehmen besteht damit das Risiko, dass die Abholung ausbleibt und ein Zugang nicht erfolgt. Dies gilt vor allem dann, wenn unliebsame Post des Arbeitgebers schon erwartet wird.
Praxishinweis:
Wer den Zugang eines Schreibens rechtssicher dokumentieren möchte, sollte auf eine persönliche Übergabe im Betrieb oder die Zustellung durch Boten zurückgreifen.
Wird ein Schreiben persönlich übergeben, sollte die Übergabe in Anwesenheit von Zeugen durchgeführt und in einem Protokoll festgehalten werden.
Wird das Schreiben durch einen Boten oder eine Botin zugestellt, sollte diese Person den Inhalt des Schreibens kennen, das Dokument selbst in den Umschlag legen, diesen verschließen und anschließend persönlich in den Briefkasten einwerfen. Auch dieser Vorgang sollte möglichst detailliert protokolliert sowie gegebenenfalls durch Video- oder Fotoaufnahmen festgehalten werden. Bei der Beauftragung eines externen Kurierdienstes gelten datenschutzrechtliche Besonderheiten. Der Inhalt des Schreibens sollte dem Kurierdienst grundsätzlich nicht offengelegt werden. Stattdessen empfiehlt es sich, dass Mitarbeitende den Inhalt des Schreibens sowie die Übergabe an den Kurierdienst dokumentieren, während der Einwurf durch den Kurierdienst selbst festgehalten wird.
Wird ein Schreiben persönlich übergeben, sollte die Übergabe in Anwesenheit von Zeugen durchgeführt und in einem Protokoll festgehalten werden.
Wird das Schreiben durch einen Boten oder eine Botin zugestellt, sollte diese Person den Inhalt des Schreibens kennen, das Dokument selbst in den Umschlag legen, diesen verschließen und anschließend persönlich in den Briefkasten einwerfen. Auch dieser Vorgang sollte möglichst detailliert protokolliert sowie gegebenenfalls durch Video- oder Fotoaufnahmen festgehalten werden. Bei der Beauftragung eines externen Kurierdienstes gelten datenschutzrechtliche Besonderheiten. Der Inhalt des Schreibens sollte dem Kurierdienst grundsätzlich nicht offengelegt werden. Stattdessen empfiehlt es sich, dass Mitarbeitende den Inhalt des Schreibens sowie die Übergabe an den Kurierdienst dokumentieren, während der Einwurf durch den Kurierdienst selbst festgehalten wird.
V.
Fazit und Key Takeaways
Unternehmen tragen die Beweislast dafür, dass ein Schreiben tatsächlich zugegangen ist.
Das Einwurf-Einschreiben bietet nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts keinen Anscheinsbeweis für den Zugang einer per Post versandten Erklärung.
Die Deutsche Post hat auf die Entscheidung reagiert und ihr Zustellverfahren angepasst. Die Begründung des Bundesarbeitsgerichts lässt sich hierauf nicht ohne Weiteres übertragen. Es spricht einiges dafür, dass die technischen Neuerungen eine andere Beurteilung rechtfertigen. Ob diese Änderungen künftig wieder einen Anscheinsbeweis begründen können, bleibt jedoch abzuwarten.
Unternehmen sollten den Versand wichtiger Erklärungen weiterhin sorgfältig dokumentieren und auf eine persönliche Übergabe oder die Zustellung durch Boten zurückgreifen.
Über den Autor
Dr. Michel Hoffmann ist seit Anfang 2019 als Rechtsanwalt für die Sozietät Küttner tätig. Dort berät und vertritt er seine Mandanten in allen Belangen des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts. Zu seinen Tätigkeitsschwerpunkten zählen die Gestaltung komplexer arbeitsrechtlicher Regelungen, Beendigungsstreitigkeiten sowie sämtliche Fragen des Betriebsverfassungsrechts.
