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Desksharing im öffentlichen Dienst – Flexibilisierungsmöglichkeiten und Beteiligungsrechte des Personalrats
Früher unvorstellbar, heute in nahezu allen größeren Konzernen auf dem Vormarsch: Das Desksharing. Während pandemiebedingt mobiles Arbeiten erstmals flächendeckend etabliert worden ist, haben sich in den letzten zwei Jahren in vielen Unternehmen neue Arbeitsformen etabliert. Dies gilt etwa für Open-Space-Offices, Think Tanks oder geteilte Arbeitsplätze.
Vielfach werden bestehende Arbeitsplätze im Unternehmen erheblich, teils bis auf die Hälfte reduziert, welches enormes Einsparpotential bietet. Diese fortschreitende Entwicklung kommt nun zunehmend auch bei öffentlichen Arbeitgebern an. Welche Gestaltungsmöglichkeiten sich bieten und v.a. welche Beteiligungsrechte dem Personalrat hierbei zustehen, beleuchtet der nachstehende Beitrag.
I.
Desksharing – Was ist gemeint?
Von Desksharing spricht man, wenn mehrere Beschäftigte zum Arbeiten den gleichen Arbeitsplatz nutzen. An der Arbeitsstätte gibt es folglich keine oder kaum noch individuell zugeordnete Arbeitsplätze, sondern es werden flexible Arbeitsplätze eingerichtet, die zu verschiedenen Zeiten von verschiedenen Personen genutzt werden.
Die Wirtschaftlichkeit des Modells liegt auf der Hand: Regelmäßig ist nur ein bestimmter Teil der in einer Dienststelle Beschäftigten tatsächlich gleichzeitig vor Ort tätig. Urlaub, Krankheitszeiten, auswärtige Termine und insbesondere mobiles Arbeiten sorgen damit oftmals für leerstehende Büros. Wenn ohnehin nicht sämtliche Beschäftigte gleichzeitig vor Ort, können bei Anmietung und Unterhaltung oftmals teurer Büroflächen erhebliche Einsparungen gemacht werden. Auch können ohnehin bestehende Flächen gänzlich neu genutzt werden (neue Sozialräume, Besprechungs- und Meetingräume, Think Tanks, Räumlichkeiten für Gruppenarbeit etc.).
Die Ausgestaltung im konkreten Fall ist dabei so unterschiedlich wie sich auch die Eigenschaften und Bedürfnisse der jeweiligen Dienststelle darstellen: Etabliert hat sich aber die Nutzung eines elektronischen Systems, über das Beschäftigte im Voraus Arbeitsplätze buchen können. Grundsätzlich möglich ist es auch, dass Beschäftigte ihren freien Arbeitsplatz zum Beginn des jeweiligen Arbeitstages suchen. Zum Teil werden technische Geräte (insb. Laptop) den Beschäftigten personenbezogen zur Verfügung gestellt und kommen am jeweiligen flexiblen Arbeitsplatz zum Einsatz, zum Teil werden an den Arbeitsplätzen Geräte fest installiert, die dann von den jeweiligen Beschäftigten im Wechsel zu nutzen sind. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind vielfältig.
II.
Welche Aspekte der Mitbestimmung werden berührt?
Abhängig von der konkreten Ausgestaltung des Konzepts sind unterschiedliche Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte des Personalrats denkbar: Im Anwendungsbereich des Bundespersonalvertretungsgesetzes (BPersVG) betrifft dies in erster Linie verschiedene Aspekte des § 80 BPersVG, der die Mitbestimmung des Personalrats in organisatorischen Angelegenheiten regelt.
Praxisrelevant sind insbesondere folgende Mitbestimmungsrecht:
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Etwa ordnet § 80 Abs. 1 Nr. 4 BPersVG an, dass der Personalrat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, über die Gestaltung der Arbeitsplätze mitbestimmt. Der Begriff des Arbeitsplatzes wird an dieser Stelle weit verstanden, sodass vom Bestehen eines Mitbestimmungsrechts etwa dann ausgegangen werden kann, wenn Änderungen im Hinblick auf die Ausstattung der Arbeitsplätze vorgenommen werden sollen. Auch wenn eine Reduzierung der Arbeitsplätze angestrebt wird, sodass rechnerisch mehr Beschäftigte als Arbeitsplätze existieren sollen (was das Desksharing ja gerade ausmacht), fällt dies jedenfalls auch unter Nr. 4.
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Eng mit dem Desksharing verbunden ist auch die mögliche Mitbestimmung nach § 80 Abs. 1 Nr. 5 BPersVG, die bei der Einführung, Änderung und Aufhebung von Arbeitsformen außerhalb der Dienststelle greift. Desksharing funktioniert in aller Regel nur, wenn Teile der Beschäftigten auch mobil arbeiten. Schon bestehende Dienstvereinbarungen zur Thematik mobiles Arbeiten sind insoweit ggf. anzupassen.
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§ 80 Abs. 1 Nr. 16 BPersVG regelt, dass der Personalrat unter anderem auch hinsichtlich des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten mitbestimmt. Mit dem Desksharing können je nach Modell unterschiedliche Gesundheitsrisiken einhergehen. Zu denken ist in diesem Zusammenhang etwa an die Problematik des unergonomischen Arbeitens bei wechselnden Arbeitsplätzen.
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Digitale Buchungssysteme, in denen Beschäftigte Ihre Zeiträume der Tätigkeit vor Ort in der Dienststelle vorab eintragen und sich freie Arbeitsplätze reservieren, werden als technische Einrichtung regelmäßig nach § 80 Abs. 1 Nr. 21 BPersVG der Mitbestimmung unterliegen.
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Denkbar ist schließlich auch eine Mitbestimmung § 80 Abs. 1 Nr. 20 BPersVG, da die Reduzierung der Flächen nebst Einführung von Desksharing womöglich auch zu grundlegend neuen Arbeitsmethoden führt (so jedenfalls ArbG Frankfurt am Main, Beschl. v. 08.01.2003 – 2 BVGa 587/02 mit Blick auf eine mögliche Betriebsänderung nach § 111 BetrVG).
Die Dienststelle ist, soweit ein Mitbestimmungstatbestand einschlägig ist, verpflichtet, den Personalrat in die Abwägungen und Entscheidungen bezüglich der Ausgestaltung, des „Wie“ des Desksharings zu integrieren. Zu beachten in diesem Zusammenhang auch die Vorschrift des § 66 BPersVG, wonach dem Personalrat zur Durchführung seiner Aufgaben rechtzeitig und umfassend die notwendigen Informationen zuzuleiten sind.
Praxishinweis:
Das „Ob“ der Einführung von Desksharing unterliegt im Ausgangspunkt hingegen nicht der Mitbestimmung des Personalrats: Die Entscheidung, welche Arbeitsmittel welchen Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden sowie die Zuweisung eines Desksharing-Platzes an Beschäftigte bewegt sich innerhalb des arbeitgeberseitigen Weisungsrechts, ohne dass hierzu Beteiligungsrechte des Personalrates bestehen. Dies gilt nach der überwiegenden Auffassung im arbeitsrechtlichen Schrifttum im Übrigen auch für die Frage, an wie vielen Tagen mobiles Arbeiten / Desksharing angeboten werden soll.
Praxishinweis:
Bei der Frage nach der Einführung eines Desksharing-Modells ist jedoch zu beachten, dass nach verbreiteter Auffassung eine einseitige Anordnung einer Tätigkeit im Homeoffice durch den Arbeitgeber nicht möglich ist: Der Arbeitgeber kann – auch im Rahmen seines Weisungsrechts hinsichtlich des Ortes der Tätigkeit – grundsätzlich nicht über die (auch grundrechtlich geschützte) Nutzung der Wohnung der/des Beschäftigten disponieren. Ob und inwieweit dies durch Dienstvereinbarung möglich ist, ist noch nicht abschließend durch die Rechtsprechung geklärt. Desksharing kann allerdings nur funktionieren, wenn Beschäftigte in Teilen auch verpflichtend außerhalb der Dienststelle tätig werden.
Hinweis:
In den Personalvertretungsgesetzen der Länder finden sich ähnlich gelagerte Parallelvorschriften, so sind zu Fragen des Desksharings im Anwendungsbereich des LPersVG NRW etwa insbesondere Vorgaben des § 72 Abs. 3 und Abs. 4 zu beachten.
III.
Fazit
Desksharing geht nur mit dem Personalrat. Welche gesetzlichen Mitbestimmungstatbestände tatsächlich in Betracht kommen, ist stets abhängig von der arbeitgeberseitigen Ausgestaltung im konkreten Fall und der angestrebten Durchführung.
Der Dienststelle ist zu raten, den Personalrat frühzeitig in die Planungen einzubeziehen, auch um Sorgen und Ängste auf Seiten der Beschäftigten von vornherein entgegenzutreten. Der Verlust des eigenen, festen Büroarbeitsplatzes kann durch neue Sozial- und Gemeinschaftsräume oder ähnliche Angebote der Dienststelle in der Regel gut ausgeglichen werden. Für die klammen Kassen der Kommunen gehört das Projekt Desksharing auf jeden Projektplan. Für den Personalrat empfiehlt es sich, sich ebenfalls intensiv mit dem Vorhaben auseinanderzusetzen. Auf diese Weise kann eine für alle Beteiligten attraktive Lösung entwickelt werden, die es allen Seiten gleichermaßen ermöglicht, von den Vorteilen dieser modernen Arbeitsform zu profitieren.
Bei Fragen hierzu, melden Sie sich gerne bei uns!
Über den Autor
Dr. Michel Hoffmann ist seit Anfang 2019 als Rechtsanwalt für die Sozietät Küttner tätig. Dort berät und vertritt er seine Mandanten in allen Belangen des individuellen und kollektiven Arbeitsrechts. Zu seinen Tätigkeitsschwerpunkten zählen die Gestaltung komplexer arbeitsrechtlicher Regelungen, Beendigungsstreitigkeiten sowie sämtliche Fragen des Betriebsverfassungsrechts.
